Un proceso empresarial es una colección de tareas y actividades empresariales que, cuando las realizan personas o sistemas en un plan de acción estructurado, producen un resultado que contribuye a los objetivos empresariales. Los procesos están en todas partes en una empresa. Desde la incorporación de nuevos empleados hasta las entrevistas de salida, la facturación de proveedores y las ventas. Cada resultado comercial es el resultado de tareas y actividades repetidas.
Algunos de estos procesos se ejecutan estrictamente dentro de las pautas documentadas, mientras que otros se intentan con más flexibilidad. Esto difiere según la prioridad e importancia del resultado comercial derivado del proceso. Sin embargo, una empresa no puede funcionar sin la ejecución adecuada de sus procesos.
Qué es un proceso empresarial
Un proceso empresarial se define como una conjunto de tareas y actividades empresariales que, cuando las realizan personas o sistemas en un curso estructurado, producen un resultado que contribuye a los objetivos de la empresa. Constituye un bloque de construcción fundamental para varias ideas relacionadas, como la gestión de procesos de negocio, la automatización de procesos, etc. Cualquier proceso empresarial incluye al menos uno de los siguientes elementos:
- Actividades
- Sistema
- Empleados
- Flujo de trabajo
- Datos
La necesidad y las ventajas de un proceso empresarial son bastante evidentes en las empresas. Un proceso es el sustento de cualquier negocio y lo ayuda a agilizar las actividades individuales, asegurándose de que los recursos se utilicen de manera óptima.
Los procesos empresariales se desarrollan para contribuir a los objetivos organizacionales. Sin embargo, la ejecución continua y repetida es fundamental para su éxito, así como el crecimiento de la empresa. Las estructuras de los procesos comerciales pueden ser simples o complejos según los elementos involucrados en el proceso y qué se quiere conseguir con ellos.
Algunos atributos clave que distinguen los procesos comerciales de otras tareas y actividades comerciales son:
- La repetición
- Flexibilidad
- Especificidad de inicio a fin
- Si es medible
Por qué crear procesos empresariales
Probablemente la estructura de tu empresa esté funcionando sin ningún problema y no quieres arriesgarte a implementar un nuevo plan que pueda poner en peligro su eficiencia y reputación. Sin embargo, crear procesos empresariales bien estructurados tiene muchos beneficios y pueden brindar mejores resultados. Estas son algunas razones claves para crear procesos bien definidos:
- Identifica qué tareas son importantes para tus objetivos comerciales
- Mejora la eficiencia
- Agiliza la comunicación entre personas, funciones y departamentos
- Establece aprobaciones para garantizar la responsabilidad y un uso óptimo de los recursos.
- Evita que el caos se infiltre en las operaciones diarias
- Estandariza un conjunto de procedimientos para completar tareas que realmente importan a su negocio
Ejemplos de procesos comerciales
Los procesos varían según el tipo, la industria, la ubicación, objetivos etc. de una empresa, pero hay algunos procesos que se practican en todo el mundo. Estos son ciertos ejemplos de tales procesos universales:
Proceso de venta
Realizar una venta es un proceso comercial fundamental en varias industrias, ofertas y otros segmentos. El proceso común observado por la mayoría de las empresas implica los siguientes pasos:
- Compartir la propuesta de venta
- Enviar cotizaciones
- Realizar negociaciones
- Recibir pedidos de productos o servicios
- Actualización de los registros de ventas
- Entrega del producto o servicio
- Facturación (si el cliente requiere)
- Pago
Estos son pasos repetitivos y el flujo de trabajo y la estructura del proceso son flexibles según el negocio. Cabe destacar que el orden puede variar según la empresa o negocio, no obstante, es el proceso de compra conocido en todos los estandartes comerciales.
Servicio al Cliente
El servicio al cliente es otro proceso importante que forma parte de las operaciones comerciales globales y aunque es algo que todo negocio debe tener, no todos lo aplican de forma correcta. Este proceso involucra los siguientes pasos:
- Recibir quejas o incidencias por parte de los clientes a través de plataformas especializadas de servicio al cliente o redes sociales
- Reconocer la preocupación del cliente
- Resolver el problema
- Comunicar el estado al cliente
Pasos importantes del ciclo de vida del proceso empresarial
Los procesos comerciales bien diseñados preparan a sus equipos en el camino hacia el éxito. Todos tienen claros sus roles y responsabilidades y trabajan con una visión clara hacia el objetivo final. Por ello, es relevante tomar en cuenta estos pasos antes de ejecutar el plan de acción:
- Define tus objetivos: es importante pensar antes que nada en tus objetivos y el propósito del proceso, qué se quiere lograr con ellos y si será exitoso.
- Planifica y mapea el proceso: establece las estrategias necesarias para lograr los objetivos en una hoja o archivo para así detallar el proceso.
- Establece acciones y asigna partes interesadas: identifica las tareas individuales que tu equipo o las máquinas deben realizar para ejecutar el plan.
- Haz una prueba piloto: ejecuta el proceso a pequeña escala para ver cómo funciona y así observar ciertos errores o cosas que se deben mejorar y realizar ajustes.
- Implementar el proceso: después de haber hecho los ajustes pertinentes y capacitado adecuadamente a todas las partes involucradas en el proyecto, ponlo en marcha.
- Monitorea los resultados: revisa el proceso y analiza sus patrones. De igual forma, documenta el historial del proceso para próximas ocasiones.
- Repite: si el proceso es capaz de lograr los objetivos establecidos, repítelo para procesos futuros.
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